档案是组织内部规范的知识，是组织存在的历史依据，做好档案管理工作是一个组织健康发展的需要，档案管理工作是组织管理工作的一部分，是提高组织工作质量和工作效率的基础条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是衡量一个组织管理水平的重要尺度。成都吉福汇认为，综合档案管理体系应该承载档案的全生命周期管理。

因此，档案数字化工作是综合档案管理得以全面驱动的基础，那么，什么是有效的实施方法呢？

一、数字化实施过程的管理工作

由办公室集中统一领导、管理并实施。

统一管理可以统一标准，保证质量，协调进度，并可提高效率，降低成本。

二、尽量收集电子文档

目前，文档信息的处理大都已实现计算机化，所以，及时和尽可能全面的收集电子文档，不但可降低档案资料数字化的成本，提高档案资料数字化的效率，也可改善档案资料利用效果。

三、数字化过程的流程管理

随着数字化技术的改善，以及数字化实施管理经验的积累，会博通已将数字化处理过程开发成规范化的数字化流程管理计算机程序，使实体档案资料的数字化工作依程序规范、有序的进行，并且，能像飞机上的黑匣子一样详细、具体且无声无息的记录整个数字化处理过程，以方便管理、统计与责任划分。

四、扫描文件通过OCR识别，以方便利用和搜索

采用合适的扫描设备，其自带的软件即可进行OCR识别，如：成者书刊扫描仪，可一键OCR识别187种语言，当然如果OCR结果仅用于全文搜索，一般可不必校对，但要作为正式文档管理，则需经过校对程序。

五、已有实体档案的数字化处理流程

实体档案资料的数字化工作流程，一般包含以下内容：

1）确定档案资料分类管理架构并依管理职责授权2）取卷3）档案资料定义（档案资料著录）4）拆卷5）录入卷内文件信息6）扫描、OCR与上传7）校对8）封面、目录打印，案卷重新装订并放回档案资料柜9）审核确认等。

六、待归档文件的收集与数字化处理流程

对于已处理完毕，但还未归档的档案资料材料，其处理流程如下：

1）归档材料收集，如有可能，尽量收集到电子文档2）分类3）档案定义（档案著录）4）录入卷内文件信息5）扫描、OCR与上传，如有电子文档，则不一定要扫描纸质原文件6）校对7）封面、目录打印，案卷装订并放入档案资料柜8）审核确认

档案资料数字化后，对于数字化文件进行校正并加盖归档专用的电子印章，固化数字化文件，应该是一种非常好的档案资料数字化安全管理措施，建议条件成熟时采用。另外，二维码、条形码与电子标签的应用，将有效提高档案资料管理的科技含量、管理水平与管理效率，建议适时采用。

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